1. 対象と成功条件
自動化する作業、対象外、開始条件、完了条件を言葉にします。「AIが回答する」ではなく、「担当者が確認できる下書きを作り、承認後に送信する」のように、人の判断まで含めて定義します。品質、時間、未処理件数など比較できる指標も決めます。
2. データと権限
入力元、保存先、外部送信の範囲、保存期間を確認します。個人情報や機密情報を必要以上にAIへ渡さず、実行権限と承認権限を分けます。認証情報をコードや共有資料へ書かず、失効・更新できる方法で管理します。
3. 例外・停止・再実行
必須項目の欠落、外部サービス停止、形式変更、タイムアウトを想定します。誤ったまま進めるより、安全に止まり、担当者へ通知される設計が必要です。再実行しても二重登録や二重送信が起きない識別子と状態管理を用意します。
4. 費用と利用者負担
モデル利用料だけでなく、監視、保守、人の確認、例外処理を含めて見積もります。利用者へ新しい画面や入力を増やさず、既存の作業場所へ結果を戻せるかを確認します。高性能モデルをすべての処理へ使わず、分類や定型処理に適切な手段を選びます。
5. 変更と拡張
顧客固有の項目と共通処理を分け、設定で変更できる範囲を決めます。モデル、入力形式、接続先が変わっても全体を書き直さずに済むか、テスト環境で確認してから反映できるかを見ます。