HOW TO AUTOMATE
具体的な自動化の構成
AIかRPAかの一択ではなく、請求書受付の工程ごとに役割を分ける例です。
- 開始条件
- 承認済みの請求書受付メールが届いた時。
- 入力元
- 添付の書式、取引先、金額、支払先、期日、原本。
- 自動処理
- OCR・AIが項目を候補化し、ルール型の照合で重複や必須欄を確認。承認済みデータだけをAPIまたはRPAで登録する。
- 出力先
- 会計システムには入力候補と処理履歴を残し、支払操作は自動で行わない。
- 人の確認
- 金額、支払先の変更、二重請求と支払承認は担当者が判断する。
- 失敗時
- 画面変更でRPA停止、読取誤り、APIエラーは未処理一覧へ戻し、二重登録を防ぐ。
決まった操作にはルール型が向く
入力画面が安定していて、条件と操作が明確な業務は、ルールに沿った処理で再現しやすい領域です。ただし画面や仕様が変わると止まるため、監視と修正の担当を決めておきます。RPAだけで解決するとは限らず、APIや既存ツールの機能も比較します。
揺れのある情報にはAIが役立つ
メールや書類の内容を分類・要約する工程ではAIが候補を出せます。一方、生成結果には誤りがあり得るため、確定データの更新、対外送信、費用を伴う判断は人の確認を残します。機密情報の送信先と利用条件も確認が必要です。
組み合わせは小さく試す
例えばメールをAIが分類し、定型の処理だけを仕組みが進め、例外は担当者へ戻す流れです。初期費用だけでなく、保守、外部サービス利用料、失敗時の復旧を含めて比較しましょう。
導入時の例：請求書メールの処理
添付の請求書から取引先や金額を読み取る工程はAIやOCRの候補にできます。承認済みの内容を会計システムへ入力する工程は、APIやルール型の連携が合う場合があります。支払いの承認は人が残し、すべてを一つの技術で解決しようとしないことが大切です。
確認したい失敗例
AIの読み取り値を確定値として扱う、画面変更でRPAが止まったのに気付かない、外部サービスの費用を計算に入れないケースです。例外件数と保守の担当を含めて比較し、先に一業務で検証します。
選び方を一言で分けない
画面操作はRPA、文章はAIと単純に決めるより、入力の揺れ、判断の必要性、変更頻度、既存システムのAPIを確認します。すでに製品に備わる機能で足りるなら新しいツールは不要です。比較するときは月額費用だけでなく、保守の手間も含めます。
組み合わせる時の責任分界
AIが内容を分類し、ルール型の連携が定型処理を進め、人が例外を承認する構成があります。各段階で何が起きたか記録し、失敗した案件だけを再処理できるようにします。誰が結果を確認するかを決めないまま自動化を進めないことが重要です。
実務に置き換える
請求書メールでAI・ルール処理・人を分ける
取引先から形式の違う請求書が届く場合、読み取った金額や支払先を候補にするのはAIやOCRの役割になり得ます。承認済みのデータを所定の形式で会計システムへ渡す工程はAPI連携やRPAなどの候補です。ただし取引先の変更、二重請求、支払承認は人が確認します。画面変更で止まるRPAや読取誤りのあるAIを、無人の支払権限へ直結しません。
- 01
入力の揺れ、既存システムのAPI、変更頻度を確認する
- 02
読取候補と確定値を分け、例外だけ担当者へ回す
- 03
月額費用だけでなく修正時間・保守・停止時の手作業を比較する
よくある疑問
AIとRPAのどちらか一つを選ぶべきですか？
工程ごとに適した方法を選びます。既存ツールの標準機能で足りるなら、新しい製品を増やす必要はありません。