HOW TO AUTOMATE
具体的な自動化の構成
FAX・メールの読取結果を受注候補にし、再送・訂正・取引先別条件を確認してから確定します。
- 開始条件
- 注文用メールまたはFAXのデータが受信された時。
- 入力元
- 取引先、注文番号、商品コード、数量、希望納期、原本、受信時刻。
- 自動処理
- 注文内容を抽出し、商品マスタと照合。既存注文と似た再送や訂正版は差分表示にする。
- 出力先
- 既存の受注画面または台帳へ入力候補を作り、確認待ちに置く。
- 人の確認
- 価格条件、在庫、納期、数量と原本を担当者が確認して確定する。
- 失敗時
- 品番不明、手書き数字の不確実さ、訂正メール、二重注文は自動登録しない。
注文の読み取り条件をそろえる
取引先、商品コード、数量、希望納期、単価条件をどの原本から読むか決めます。手書きや略称は読み違いがあるため、曖昧な項目を勝手に確定しないルールを設けます。取引先ごとの特約や休業日の扱いも確認します。
入力候補と確定操作を分ける
注文書から項目を抽出し、在庫・商品マスタと照合した結果を担当者に提示します。マスタにない商品、数量の異常、納期に無理がある注文は止めて確認します。最初は自動登録ではなく、確認後の登録から始めるのが安全です。
誤受注を含めて評価する
入力時間だけでなく、修正件数、誤出荷、取引先への確認回数を見ます。原本と登録結果を結び、後からなぜその受注内容になったか追えるようにします。
導入時の例：メール注文の入力候補
取引先からの注文メールを受けると、商品コードと数量を抽出し、商品マスタと照合した候補を担当者に見せます。品番が存在しない、数量が通常より大きい、希望納期に間に合わない場合は登録せず要確認にします。担当者が原文を見て確定します。
確認したい失敗例
手書きの数字の読み違い、同じ注文の再送を新規受注として登録する、取引先別の価格条件を適用し忘れるケースです。注文番号や受信日時だけで重複を決めず、取引先へ確認できる仕組みを残します。
受注入力で優先する項目
取引先、商品コード、数量、納期、価格条件の中で、間違えた時の影響が大きい項目から確認します。FAXの読み取りが曖昧な数字は空欄で止め、取引先や担当者に確かめます。入力候補の自動作成と受注確定を分けることが誤出荷防止につながります。
重複注文を防ぐ方法
同じ注文書がFAXとメールで届く、訂正版が再送されるケースを想定します。受信日時だけで新規・訂正を決めず、取引先、注文番号、商品と数量の差を担当者に示します。原本と確定した受注の対応を残して、後から確認できるようにします。
実務に置き換える
FAX・メール注文を受注確定へ直結しない
取引先から「品番Aを12ケース」とFAXで届き、後で数量訂正のメールが来る場合を考えます。OCRやAIで最初の注文を読み取っても、訂正前のまま確定すると誤出荷になります。取引先、注文番号、商品コード、数量、希望納期、受信時刻を並べ、再送や変更を候補として表示します。価格条件や納期の例外は担当者が原本と照合します。
- 01
入力候補の元になったFAX・メールを受注番号へ紐付ける
- 02
品番不明、数量の読取不能、再送、価格差異は自動確定から外す
- 03
確定者と時刻を残し、訂正が来た時は旧版との差を確認する
よくある疑問
読取精度が高ければ無人で登録できますか？
誤読だけでなく訂正・重複・取引先別条件があります。まず候補作成と人による確定を分けて試します。